Phòng Hành chính - Tổng hợp

1. Vị trí và chức năng

Phòng Hành chính - Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Sư phạm Thể dục Thể thao Hà Nội, có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ban Giám hiệu; công tác tổng hợp; hành chính; cải cách hành chính; truyền thông; kết nối và phục vụ cộng đồng của Trường.

2. Nhiệm vụ và quyền hạn

a) Công tác tổng hợp

- Là đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Ban Giám hiệu đến các đơn vị và cá nhân trong toàn trường.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định đảm bảo nền nếp, kỷ cương, kỷ luật lao động trong trường.

- Là đầu mối tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Nhà trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Ban, Ngành liên quan; cung cấp các số liệu thống kê tổng hợp theo yêu cầu của cấp trên.

- Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác hằng năm của Trường; hướng dẫn các đơn vị triển khai công tác năm học đảm bảo theo sứ mạng tầm nhìn, giá trị cốt lõi; chiến lược phát triển nhà trường và theo dõi tổng hợp các đơn vị triển khai nhiệm vụ.

- Tổ chức hội nghị phổ biến kế hoạch đầu năm học, các hội nghị sơ kết, tổng kết thực hiện nhiệm vụ chung của Nhà trường.

- Làm thư ký cho Hiệu trưởng; xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và thông báo kết luận các cuộc họp giao ban do Ban Giám hiệu chủ trì.

- Tập hợp và phân loại các tài liệu, đơn thư khiếu nại, tố cáo, yêu cầu, đề nghị của các đơn vị, cá nhân trong, ngoài trường và chuyển đến địa chỉ cần thiết; phối hợp với Phòng Tổ chức cán bộ, các phòng chức năng và hệ thống thanh tra để điều tra, tìm hiểu tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết trình Hiệu trưởng.

- Phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, đôn đốc, việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong trường.

- Phối hợp với các đơn vị liên quan đánh giá, phân loại công hưởng phụ cấp tăng thêm (đối với khối hành chính).

- Phối hợp với Phòng Đảm bảo chất lượng - Thanh tra và Pháp chế theo dõi tình hình hoạt động công tác pháp chế.

b) Công tác hành chính

- Đầu mối về công tác cải cách hành chính; chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình Ban Giám hiệu ký, phê duyệt; theo dõi phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định.

- Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong Trường.

- Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác.

- Lập lịch công tác hàng tuần, phổ biến đến tận các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.

- Quản lý và sử dụng các con dấu của Trường đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính.

- Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định hiện hành; hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Nhà trường. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu cho Ban Giám hiệu triển khai và theo dõi, giám sát công tác cải cách hành chính của tất cả các đơn vị trong Trường; đầu mối định kỳ hàng năm rà soát toàn bộ việc quản lý thông tin bên trong để đảm bảo số lượng, chất lượng, sự thống nhất, bảo mật, an toàn của dữ liệu.

- Cấp giấy giới thiệu đi đường cho viên chức, sĩ quan, người lao động được cử đi công tác ngoài Trường. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường; trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị trong Trường.

- Trình duyệt danh mục và mua sắm văn phòng phẩm, tạp phẩm, báo chí phân phối cho lãnh đạo Trường và các đơn vị thuộc Trường. Mua các ấn phẩm văn hóa, phục vụ các dịp lễ tết, các cuộc thăm hỏi, chúc mừng theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu.

c) Công tác lễ tân và điều hành quản lý xe ô tô

- Tổ chức việc lễ tân và tiếp khách của lãnh đạo Nhà trường.

- Đón tiếp khách trong và ngoài nước đến Nhà trường công tác, sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan trong Nhà trường để đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của Trường.

- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, đảm bảo điều kiện làm việc, phương tiện đi lại phục vụ hoạt động, công tác chung của Nhà trường và của Ban Giám hiệu.

- Chuẩn bị các điều kiện, phương tiện và thanh toán chế độ công tác phí cho Ban Giám hiệu.

- Quản lý các hội trường, phòng họp, phòng Ban Giám hiệu, phòng Chủ tịch Hội đồng trường, phòng tiếp khách, nhà khách, hệ thống văn phòng làm việc của Nhà trường.

- Phối hợp với Phòng Quản trị - Thiết bị bố trí, sắp xếp và quản lý nơi để xe của khách, viên chức, sĩ quan, người đúng quy định.

- Điều hành kế hoạch hoạt động xe ô tô, đảm bảo đưa đón cán bộ đi công tác đúng giờ, đúng kế hoạch theo lộ trình được giao.

d) Công tác truyền thông

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý chuyên môn và chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức đối với website của Trường; chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức thông tin tuyên truyền; xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu theo từng giai đoạn phù hợp với mục tiêu phát triển của Trường; phối hợp với các đơn vị tổ chức các sự kiện truyền thông, quảng bá hình ảnh thương hiệu của Trường với xã hội.

- Trực tiếp quản lý nội dung thông tin trên website và trang fanpage, diễn đàn trên facebook; YouTube của Trường; tư vấn và kiểm soát nội dung website riêng của các đơn vị trong Trường (nếu có) đảm bảo tính thống nhất về thông tin và phát huy hình ảnh thương hiệu của Trường.

- Tổ chức lưu trữ và khai thác hình ảnh, video của Trường; ghi lịch sử Trường; xây dựng, hoàn thiện, quản lý, bảo dưỡng và khai thác sử dụng phòng truyền thống của Trường.

- Quản lý nội dung các bài viết và tổ chức phát thanh trên hệ thống truyền thanh của Trường.

- Tổ chức và quản lý mạng lưới cộng tác viên để thu thập tin tức, đưa tin về các hoạt động của Nhà trường trên các phương tiện thông tin của Nhà trường và các phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài truyền hình…).

- Là đầu mối làm việc và tiếp nhận các nội dung yêu cầu của phóng viên báo chí đến liên hệ làm việc với Trường và liên hệ với các cơ quan báo chí, truyền thông để mời đến đưa tin hoạt động của Trường khi có nhu cầu.

- Tham mưu cho Ban Giám hiệu tổ chức họp báo về hoạt động của Trường để cung cấp thông tin cho báo chí (nếu có).

- Quản lý và chủ trì tổ chức trang trí, khánh tiết về cả nội dung và hình thức các ngày lễ, tết trong năm và các hoạt động của Nhà trường.

- Chuẩn bị các nội dung và tài liệu cần thiết phục vụ cho công tác truyền thông và tổ chức cung cấp thông tin cho báo chí khi được yêu cầu.

- Phối hợp với các đơn vị trong Trường tổ chức xuất bản tạp chí, tập san, kỷ yếu ảnh và các ấn phẩm của Trường theo quy định của pháp luật.

- Phối hợp các đơn vị xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện các hoạt động truyền thông cho các sự kiện của Trường; hỗ trợ các hoạt động truyền thông cho sự kiện của các đơn vị.

- Phối hợp với phòng Quản lý Đào tạo - Khoa học và Hợp tác quốc tế tổ chức tư vấn tuyển sinh trực tuyến.

e)  Công tác kết nối và phục vụ cộng đồng và các nhiệm vụ khác- Là đấu mối chính tham mư­­u xây dựng mô hình và phư­­ơng thức tổ chức hoạt động kết nối và phục vụ cộng đồng; xây dựng kế hoạch hoạt động kết nối và phục vụ cộng đồng hàng năm và kế hoạch đào tạo hàng năm để trình Ban Giám hiệu duyệt.

DANH SÁCH VIÊN CHỨC, NGƯỜI LAO ĐỘNG

TT	Họ và tên	Chức vụ	Chức danh nghề nghiệp	Viên chức/ HĐLĐ
4	Nguyễn Minh Tư	TP	CV	Viên chức
5	Đặng Đình Dũng	PTP	GV	Viên chức
6	Đặng Thị Kim Ngân	PTP	GVC	Viên chức
7	Trần Thị Thanh Huyền		CV	Viên chức
8	Nguyễn Mai Anh		CV	Viên chức
9	Tạ Thị Hương		CV	Viên chức
10	Phạm Thị Ngọc Tuyết		CV	Viên chức
11	Nguyễn Thị Nghĩa		Lễ tân	HĐLĐ
12	Nguyễn Văn Hùng		Lái xe	HĐLĐ